Trabajos subcontratados en un taller: lacado, galvanizado y láser

Martes por la mañana. Las barandillas están soldadas y esperando junto a la puerta. Llamas al lacador: tiene cola, una semana como poco. La obra se entrega el viernes. Y cuando por fin llega su factura, resulta que cobra de otra manera a la que pusiste en el presupuesto.

Los trabajos subcontratados en un taller son esa parte de la obra que no pasa por tus manos: el lacado, el galvanizado, el corte láser, el plegado, el cristal, la encimera de piedra, el tratamiento térmico. No los haces tú, pero los cobras tú. Y si salen mal o salen caros, el problema también es tuyo.

Casi nunca la culpa es del proveedor. Lo que pasa es que esa parte de la obra se presupuesta a ojo, se pide por teléfono y se paga sin cruzarla con nada. Este artículo va de cómo tenerla tan controlada como el material que tienes en la estantería.

Qué trabajos encarga fuera un taller pequeño

Depende del oficio, pero en casi todos hay algo que se manda fuera porque no compensa tener la máquina o el horno en casa:

En muchas obras, esa parte pesa tanto como el material. Y aun así suele ser la que peor se controla.

Por qué los trabajos subcontratados en un taller se comen el margen

No es una sola cosa. Son varias pequeñas que se juntan en la misma obra:

• El precio se pone de memoria. «El lacado de la última vez costó tanto», y ese precio puede tener un año.
• Cada proveedor cobra en su unidad. El galvanizado suele ir por kilo, el lacado por metro o por pieza, el láser por pieza o por chapa. Si tú presupuestas en otra unidad, el cálculo no cuadra.
• Hay mínimos por pedido. Para cuatro piezas pagas lo mismo que para cuarenta, y eso no estaba en el presupuesto.
• Los portes y los viajes no se apuntan. Llevar y recoger la furgoneta también es coste, y horas de alguien.
• Lo que vuelve mal se repasa en casa. Una pieza con un golpe o un color que no es, y alguien del taller se pasa la tarde arreglándolo.
• La factura llega tarde y va a gastos generales. Llega a final de mes, mezclada con otras obras, y nadie la carga a la suya.

Resultado: la obra parece rentable mientras se hace y deja de serlo cuando ya está entregada. Es lo mismo que pasa con el coste real de una obra en general, pero aquí todavía se ve peor, porque ese trabajo ni siquiera pasa por el taller.

Pide precio por escrito antes de presupuestar

El primer arreglo es el más sencillo: no presupuestar un trabajo externo sin un precio actual del proveedor. Un mensaje o un correo basta, pero que quede escrito y guardado con la obra.

Cuando pidas precio al lacador, al galvanizador o al del láser, pregunta siempre tres cosas: cómo cobra (kilo, metro o pieza), si hay mínimo por pedido y si los portes van aparte. Apúntalo en la misma hoja del presupuesto. Si el cliente acepta tres meses después, vuelve a llamar antes de confirmar.

Con eso evitas la mitad de los sustos. La otra mitad viene después, cuando el trabajo ya está en marcha.

Ponlo en el presupuesto como una línea propia

Es muy habitual meter el lacado o el galvanizado dentro del precio del material, o repartido por la obra sin que se vea. Es mala idea por dos motivos.

El primero: si el proveedor sube el precio, no sabes qué presupuestos tienes que revisar, porque ese coste no aparece por ningún lado. El segundo: no le pones tu parte. Y la tienes. Tú lo cargas en la furgoneta, lo llevas, lo recoges, revisas que venga bien y das la cara si el color no es el que pidió el cliente.

Una línea propia en el presupuesto, con el coste del proveedor y tu recargo por gestión, te deja ver de un vistazo cuánto de esa obra depende de otros. Al cliente puedes enseñársela o no; eso ya es decisión tuya.

Apunta lo que sale y lo que vuelve

Cuando las piezas salen del taller, dejan de estar a la vista. Por eso conviene apuntar cuatro datos, aunque sea en una pizarra:

1. Qué obra es y cuántas piezas salen.
2. A qué proveedor van y qué se le ha pedido (color, acabado, espesor).
3. Qué día salen y qué día dijo que estarían.
4. Qué día vuelven y si vuelven todas y bien.

Con eso sabes qué tienes fuera en cada momento. Y si una obra se va a retrasar por culpa del lacado, lo sabes el martes, no el viernes con el cliente al teléfono.

Cuando llegue la factura, cárgala a su obra

Aquí es donde se pierde el control de verdad. El proveedor manda una factura a final de mes con trabajos de cinco obras distintas. Se paga, se archiva y nadie la reparte.

Lo que hay que hacer es sencillo, aunque da pereza:

• Cruzar cada línea de la factura con lo que se pidió y lo que volvió.
• Repartirla por obras usando los albaranes de cada envío.
• Compararla con lo que pusiste en el presupuesto.

Si en una obra el lacado costó bastante más de lo previsto, mejor saberlo ahora: el próximo presupuesto lo harás con el precio bueno. Si no lo miras, repetirás el mismo error en la siguiente obra.

Cómo lo lleva un programa de gestión hecho para el taller

Todo lo anterior se puede hacer con papel y constancia. El problema es que en un taller de diez personas la constancia se acaba el día que entra un trabajo urgente.

Un software de gestión a medida para fábricas y talleres lo junta todo en el mismo sitio: el trabajo externo entra en el presupuesto como una partida con su coste previsto, se apunta cuándo sale y cuándo vuelve, y al llegar la factura del proveedor se carga a su obra. El margen de esa obra se actualiza con lo que de verdad ha costado, sin esperar a cerrar el mes.

Si las facturas y los albaranes del proveedor llegan en PDF o en papel, también se pueden leer de forma automática para no teclearlos uno a uno. Es lo que se hizo en el caso de un taller de carpintería a medida en Madrid: la herramienta lee facturas y albaranes para sacar las tarifas reales de cada proveedor y usarlas al presupuestar.

No es un ERP genérico ni se paga por usuario. Se hace alrededor de cómo trabaja tu taller, con tus proveedores y tus oficios.

Por dónde empezar

Si hoy no sabes cuánto te ha costado el lacado o el galvanizado de tus últimas cinco obras, empieza por ahí: coge las facturas del último trimestre, repártelas por obra y compáralas con lo que presupuestaste. Con eso ya sabrás si el problema es pequeño o grande.

Si quieres verlo con alguien que conoce el taller, escríbenos o llámanos. En comercial@iajr.es o en el +34 683 353 228 te contamos cómo encajaría en tu forma de trabajar, sin compromiso.