Pedidos de material a proveedores en un taller: que nada se pare

Lunes, ocho de la mañana. Hay que montar una cocina y falta la bisagra de cierre suave. Alguien jura que la pidió el jueves, por teléfono. El proveedor dice que no le consta. Así se llevan muchas veces los pedidos de material a proveedores en un taller pequeño: de palabra y de memoria.

Nadie se sienta a gestionar las compras. Se hacen y ya está. Una llamada, un WhatsApp, una nota en el mostrador del almacén. Con tres obras en marcha funciona. Con doce a la vez empiezan los huecos: material que no llega, material que llega dos veces y gente esperando una caja de tornillos.

No hay truco. Hay un orden sencillo para que cada pedido tenga su obra, su fecha y alguien que lo vigile hasta que entra por la puerta.

Por qué los pedidos de material a proveedores se descontrolan

En un taller de pocas personas pide quien se acuerda, cuando se acuerda. Los fallos suelen ser siempre los mismos:

• Se pide de palabra. Por teléfono o en el mostrador, sin dejar nada escrito en el taller.
• Pide más de uno. El encargado pide tablero, el dueño pide herraje y el montador se trae tornillería cuando va a por otra cosa.
• El pedido no lleva obra. Llegan veinte metros de perfil y nadie sabe si son para la puerta del chalet o para la barandilla de la comunidad.
• Nadie apunta la fecha prometida. El proveedor dijo «la semana que viene» y esa semana ya pasó.

Ninguna de estas cosas es grave por sí sola. Juntas, son las que hacen que una obra que iba en plazo se retrase una semana.

Lo que cuesta pedir tarde o pedir mal

Una obra parada no sale gratis. La gente está, la nave está, la furgoneta está. Si falta el vidrio, el oficial se pone con otra cosa, recoge o barre. Las horas corren igual y el cliente llama para preguntar cuándo vais.

También pasa lo contrario: pedir dos veces. Se encarga un tablero que ya estaba pedido o que estaba en la estantería del fondo. Ese tablero se queda meses ocupando sitio, y es dinero parado. De cómo saber qué tienes en el taller hablamos en control de stock de material en un taller.

Y cuando todo es urgente se pide suelto, con portes aparte y sin margen para negociar. Ese dinero no estaba en el presupuesto.

El pedido empieza en el presupuesto

Cuando presupuestas una obra ya sabes qué material lleva: tableros, metros de perfil, herrajes, vidrio, tornillería. Ese despiece no debería tirarse cuando el cliente dice que sí. Es tu lista de la compra.

Cuando el cliente acepta, el orden es este:

1. Sacas la lista de material del presupuesto.
2. Miras qué tienes ya en el taller.
3. Lo que no tienes pasa a pedido.
4. Cada línea del pedido lleva el nombre de la obra.

Así nadie pide de memoria. Y si el cliente cambia algo a mitad, cambias la lista y ves en el momento qué hay que pedir de más o qué se puede anular.

Una lista de pedidos pendientes que alguien mire

El problema casi nunca es pedir. Es saber qué está pedido y todavía no ha llegado. Cada pedido necesita cuatro datos: qué se ha pedido, a quién, para qué obra y qué día dijeron que llegaba.

Con eso basta. Cada mañana, con el café, alguien repasa la lista. Lo que se ha retrasado, se llama. Lo que ha llegado, se marca. Una sola persona responsable, no «el que lo vea».

Consejo de taller: cuando el proveedor te dé un plazo, apúntalo como fecha concreta, no como «la semana que viene». Y pon el aviso dos o tres días antes de necesitar el material en el banco, no el mismo día del montaje. Si para entonces no ha llegado, todavía tienes tiempo de llamar o de buscarlo en otro sitio.

El material que tarda: pedirlo lo primero

No todo tarda lo mismo. El tablero de medidas normales suele estar en el almacén del proveedor. Pero hay cosas que se fabrican o se tratan para ti: vidrio a medida, perfil lacado en un color concreto, chapa cortada, un herraje especial que no tiene nadie en Madrid. Eso puede tardar semanas.

En carpintería metálica se ve mucho: la estructura está soldada y la obra se para porque el lacado o el vidrio no han llegado. En carpintería de madera pasa con los frentes lacados o con un tirador que el cliente eligió en catálogo.

La solución es sencilla. Marca en el presupuesto qué partidas tienen plazo largo y pídelas el mismo día que el cliente acepta. Si dependen de la medición definitiva, que esa medición sea lo primero de la obra. Y usa ese plazo para dar al cliente una fecha de entrega que puedas cumplir.

Juntar pedidos de varias obras sin perder la pista

Pedir obra por obra es más ordenado, pero puede salir caro en portes. Juntar pedidos tiene sentido: por ejemplo, un pedido grande de herraje cada martes. Lo importante es que, dentro de ese pedido, cada línea siga sabiendo a qué obra va.

Cuando llega el material, se reparte: esto para la cocina, esto para el armario del dormitorio. Así el coste va a la obra que toca y, al terminar, sabes lo que te ha costado cada trabajo. Cómo cuadrar después ese albarán con la factura lo contamos en albaranes de proveedor en papel.

Qué pedirle a un programa para gestionar las compras

Todo esto se puede empezar con una libreta o una pizarra. Pero si ya usas un programa, o lo estás buscando, esto es lo mínimo que debería hacer:

• Sacar el pedido desde el presupuesto aceptado, sin volver a teclear nada.
• Que cada línea del pedido lleve su obra.
• Ver de un vistazo lo pedido y no recibido, con la fecha prometida.
• Al recibir, que el material entre en el almacén o vaya directo a su obra.
• Comparar el precio del albarán con el que pusiste en el presupuesto.

Eso es lo que hacemos en AJR: software de gestión a medida para talleres y fábricas pequeñas, con presupuestos, pedidos, stock, partes de horas y facturas en la misma herramienta. No es un ERP genérico y no se paga por usuario. Lo explicamos en la página de software de gestión para fábricas y talleres.

Por dónde empezar mañana

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Empieza por una sola regla: ningún pedido sin obra y sin fecha. Una hoja compartida o una pizarra junto a la puerta valen para la primera semana. Si ves que funciona y se te queda corta, entonces toca pensar en algo más.

Si quieres que veamos cómo pides hoy el material y qué te haría falta, escríbenos desde contacto, a comercial@iajr.es o al +34 683 353 228.