Horas improductivas en un taller: el tiempo que no paga nadie

Son las ocho y cuarto. El oficial abre la nave y se pone a buscar el metro que ayer dejó «por aquí». Luego resulta que el tablero de la obra de la calle Mayor no ha llegado, así que se pone a recolocar perfiles en la estantería. A las diez llama el cliente de la cocina: falta una medida y hay que ir a tomarla. A mediodía lleva cuatro horas trabajando y ninguna ha ido a una obra. Así se acumulan las horas improductivas en un taller.

Es tiempo pagado, con la nómina y la luz corriendo, que no acaba en ninguna factura. No es que la gente no trabaje. Trabaja, y mucho. Pero en cosas que no te va a pagar nadie.

Todos los talleres las tienen, y es normal. El problema es no saber cuántas son ni de dónde salen. Porque si no lo sabes, las acabas pagando tú: o en el precio de la hora, o en el margen de cada obra.

Qué cuenta como hora improductiva

No hace falta complicarse. Una hora es improductiva si no se puede apuntar a ninguna obra ni cobrar a ningún cliente. Las de siempre:

• Esperar material: el tablero que no ha llegado, el perfil que sigue en el lacador.
• Buscar cosas: la herramienta, el herraje, el plano bueno, el retal que «estaba ahí».
• Ir a por lo que faltó: el viaje al almacén de suministros por una caja de tornillos.
• Cargar, descargar y ordenar: la furgoneta, el pedido del proveedor, la estantería.
• Máquinas paradas: cambiar cuchillas, ajustar la escuadradora, la avería de la plegadora.
• Limpiar y barrer: hay que hacerlo, pero no lo factura nadie.
• Repetir lo que salió mal: un corte torcido, una pieza que no entra.

Ojo: algunas no se pueden quitar. Limpiar hay que limpiar. Pero no es lo mismo una hora de limpieza al día que una hora buscando cosas.

Por qué las horas improductivas en un taller no salen en ningún sitio

Si en el taller hay partes de horas, casi siempre se piden por obra: quién, qué obra y cuántas horas. Está bien, es lo que hay que saber. Pero ¿qué apunta el oficial que se ha pasado una hora esperando al camión?

Una de dos. O reparte ese tiempo entre las obras que tenía abiertas, y entonces esas obras parecen más caras de lo que son. O no lo apunta, y esas horas desaparecen. A final de mes la nómina paga las horas completas de cada persona y los partes suman bastante menos. Nadie sabe dónde está la diferencia.

En por qué nadie rellena los partes de horas ya contamos por qué se quedan en blanco. Aquí el problema es otro: aunque se rellenen, no tienen dónde meter el tiempo que no es de nadie.

Cómo apuntarlas sin volver loco a nadie

La solución no es un formulario más largo. Es añadir al parte unas pocas «obras» que no son obras. Cuatro o cinco como mucho:

1. Esperando material
2. Buscando o yendo a por material
3. Máquina parada o mantenimiento
4. Limpieza y orden
5. Repasos y repeticiones, si no los cargas a la obra original

El oficial las elige igual que elige una obra: empiezo, termino. No tiene que escribir explicaciones. Si le cuesta más de diez segundos, no lo va a hacer.

Consejo práctico: no pongas una categoría de «Otros». Todo acaba ahí y no te dice nada. Si algo no encaja, que se apunte en la más parecida y ya lo miras tú a final de mes.

Y una cosa importante: que nadie lo vea como una forma de pillar a la gente. Casi ninguna de esas horas es culpa de quien las pierde. Son culpa de cómo está montado el taller: el proveedor que se retrasa, la estantería sin orden, el pedido que se hizo tarde. Díselo así a tu equipo y lo apuntarán sin miedo.

Qué hacer con el dato a final de mes

Con un mes de datos ya ves cosas. Con tres, ves qué se repite. Mira qué categoría pesa más y pregúntate qué la provoca.

No hace falta arreglarlo todo a la vez. Elige lo que más pesa y ataca solo eso durante un par de meses. Luego mira si ha bajado.

Lo que estas horas le hacen a tu precio

Aquí está lo que más duele. Esas horas las pagas igual. Están en la nómina, en la Seguridad Social y en la luz de la nave. Si no las tienes en cuenta, tu hora de taller está mal calculada.

Piénsalo así. Si de cada ocho horas dos se van en esperas y búsquedas, solo seis acaban en obras. Lo que cuestan las ocho lo tienen que pagar esas seis. Cada hora que facturas tiene que llevar encima un trozo de las que no facturas. Lo explicamos paso a paso en cómo calcular el coste de la hora de taller.

Hay dos formas de arreglarlo, y lo normal es hacer las dos: subir la hora para que cubra lo que de verdad pasa y bajar las horas perdidas para no tener que subirla tanto. Lo que no funciona es hacer como si no existieran.

Cuando todo está en el mismo sitio, se busca menos

Mucha hora improductiva viene de que la información está desperdigada. El pedido al proveedor, en el correo del encargado. El stock, en la cabeza de quien ordenó la estantería. Los planos, en un WhatsApp. El parte, en una hoja que se pierde.

Cuando presupuesto, obra, material, horas y factura están juntos, muchas preguntas se contestan sin levantarse de la máquina: si ha llegado el material de esta obra, si queda tablero de ese color, cuántas horas lleva la obra. Eso es lo que hacemos en AJR: software de gestión a medida para talleres y fábricas pequeñas. Una sola herramienta con presupuestos, costes por obra, stock, partes de horas y facturación, hecha a la forma de trabajar de tu taller y sin pagar por usuario.

Empieza por una semana

Para empezar no necesitas ningún programa. Esta semana, pide a tu gente que apunte, aparte de las obras, cuándo esperan, buscan o van a por material. Aunque sea en papel. El viernes lo sumas y ves dónde se ha ido el tiempo.

Si quieres mirarlo con los números de tu taller, escríbenos a comercial@iajr.es o llama al +34 683 353 228. Te diremos qué tendría sentido en tu caso y qué no.