Control de stock de material en un taller: tablero, perfil y herraje

Lunes a las ocho. Hay que cortar los costados de una cocina y el tablero de 19 que creías tener no está. Alguien lo usó el viernes para otro pedido. Llamas al proveedor: sirve el jueves. La obra se retrasa tres días y la sierra se queda parada. Esto es lo que pasa cuando no hay control de stock de material en un taller: no te enteras de que falta algo hasta que lo necesitas.

En un taller de tres a veinte personas nadie tiene tiempo de contar tableros. El material entra con el albarán, se apila donde cabe y se va gastando. Al final del año se hace inventario a ojo, si se hace. Y entre medias, o se compra de más por si acaso, o se compra de menos y se para la producción.

Este artículo va de cómo saber qué tienes de tablero, perfil y herraje sin convertir a nadie en contable de almacén. La idea es sencilla: el stock se mueve solo cuando entra un albarán y cuando sale una obra. Lo demás es ruido.

Por qué en un taller el stock se descontrola

No es dejadez. Es que el material de un taller no se comporta como el de una tienda.

• El tablero se corta. Compras una plancha de 2800 x 2070 y de ahí salen diez piezas y un retal. ¿Qué queda en stock? Depende de a quién preguntes.
• El perfil viene en barras de seis metros. Gastas 4,20 y quedan 1,80 apoyados en la pared. Con suerte alguien los usa. Con menos suerte, se compra otra barra.
• El herraje son cientos de referencias. Bisagras de 110 y de 165, guías de 450 y de 500, tiradores en tres acabados. Una caja abierta a medias no cuenta ni como una ni como cero.
• El material se compra por obra pero se guarda junto. Lo que sobra de la obra de un cliente acaba en la del siguiente sin que nadie lo apunte.

Un inventario tradicional, de contar todo una vez al año, no sirve para esto. Para cuando terminas de contar ya ha cambiado.

Qué hay que controlar y qué no

El primer error es querer controlarlo todo con la misma precisión. Los tornillos, la cola o los discos de corte se compran por cajas cuando se acaban y no vale la pena apuntar cada uno. Lo que sí hay que vigilar es lo que cuesta dinero de verdad y lo que para una obra si falta.

Una forma práctica de separarlo:

Con esto, la mayor parte del dinero que tienes en material queda controlado con poco esfuerzo, y el resto no te quita tiempo.

El control de stock de material en un taller empieza en el presupuesto

Aquí está el cambio de enfoque. La mayoría de talleres intenta controlar el stock desde el almacén: contar lo que hay. Funciona mejor al revés: controlar lo que va a salir desde el presupuesto.

Cuando presupuestas un armario, ya sabes que necesitas tres tableros de 19, uno de 10 para el fondo, ocho bisagras y cuatro guías. Ese despiece existe: lo has hecho para calcular el precio. Si esa lista queda guardada en el pedido, el sistema puede reservar ese material cuando aceptan el presupuesto y descontarlo cuando la obra se fabrica.

Con eso pasan tres cosas:

1. Sabes antes de empezar si tienes el material o hay que pedirlo.
2. El stock baja solo, sin que nadie apunte nada al terminar.
3. El coste de material de cada obra queda registrado con lo que realmente se ha usado, no con una estimación. De eso hablamos en el coste real de una obra.

Las entradas: el albarán manda

El material entra por una puerta y con un papel. Ese albarán es la única entrada de stock que existe. Si se apunta cuando llega, el stock está bien. Si se deja en la carpeta hasta que llega la factura, durante dos o tres semanas el stock está mal.

Lo que funciona en la práctica: quien recibe el material da de alta el albarán en el momento, con cantidades y referencia, aunque sea desde el móvil en el muelle. No hace falta que cuadre el precio: eso ya lo comprueba oficina cuando llega la factura. Lo urgente es la cantidad.

Si el proveedor ha servido menos de lo pedido, se apunta lo que ha llegado. Lo pendiente queda como pendiente.

Las salidas: por obra, no por persona

La tentación es hacer que cada operario apunte lo que coge. No funciona. Nadie va a dejar la sierra para escribir "un tablero" en una libreta, y menos con guantes.

Lo que sí funciona es que la salida esté ligada a la obra. La obra tiene su despiece, el despiece dice cuánto material lleva, y cuando la obra pasa a fabricación ese material sale. Si en la realidad se ha gastado más (una pieza que salió mal, un tablero con un golpe), se corrige en la obra, que es donde de verdad interesa saberlo, porque afecta al margen.

Así el control de stock y el parte de horas se apoyan en lo mismo: la obra. Un solo sitio donde mirar qué se ha gastado en material y en tiempo.

Retales, restos de barra y cajas abiertas

Este es el punto donde más talleres se rinden. ¿Cómo apuntas medio tablero?

La respuesta honesta es que no hace falta apuntarlo con precisión de milímetro. Basta con una regla simple: un tablero abierto vale cero en stock hasta que alguien decide reaprovecharlo. Los retales grandes (más de medio tablero, más de dos metros de perfil) se dan de alta como retal con sus medidas. Los pequeños, a la pila de retales sin registro.

No es perfecto. Pero es mucho mejor que tener veinte tableros en el sistema y encontrarte con que la mitad son trozos que no sirven para el corte que necesitas.

Consejo práctico: ponle mínimo solo a lo que para una obra si falta. Las bisagras de la medida que más usas, las guías, el tablero blanco de 19 que va en casi todo. Cuando el stock baje de ese mínimo, que salte un aviso y se pida. El resto de referencias, sin mínimo: se piden por obra y listo.

Qué necesitas para que esto funcione sin más trabajo

Todo lo anterior se puede llevar en una hoja de cálculo. Durante un tiempo. El problema es que el presupuesto está en un sitio, el albarán en otro, la obra en otro y el stock en una pestaña que nadie actualiza. Al final se pierde el hilo.

Lo que hace que se sostenga es que sea una sola herramienta: el presupuesto genera el despiece, el despiece reserva el material, el albarán lo da de alta, la obra lo descuenta y la factura sale de la misma obra. Eso es lo que hacemos en AJR con el software de gestión para fábricas y talleres: una herramienta a medida del taller, no un ERP genérico con mil pantallas que nadie usa. En el caso de carpintería a medida se ve cómo encaja el flujo completo, del presupuesto a la factura.

Lo que necesitas, sea con nuestra herramienta o con otra:

• Un catálogo de materiales corto, con las referencias que de verdad usas y su unidad (tablero, metro, caja).
• Que el presupuesto guarde el despiece, no solo el precio final.
• Alta de albaranes desde el móvil, en el momento.
• Salida de material por obra, con corrección cuando se gasta más.
• Mínimos solo en las referencias críticas, con aviso.

Empieza por lo que más duele

No hace falta hacerlo todo el primer día. Elige la familia de material que más veces te ha parado una obra, normalmente el tablero o el herraje más común, y empieza por ahí. Cuando eso funcione, añade la siguiente.

Si quieres ver cómo quedaría en tu taller, con tus referencias y tu forma de trabajar, escríbenos a comercial@iajr.es, llama al +34 683 353 228 o cuéntanos tu caso en la página de contacto. Sin compromiso: te decimos si tiene sentido o no.