Presupuestar trabajos a medida sin tarifario: método para talleres

Llega un cliente con una foto del móvil. Quiere un armario empotrado de pared a pared, con un hueco raro por la viga y las puertas lacadas. Te pregunta cuánto. Y tú, que llevas veinte años haciendo muebles, te quedas un segundo en blanco. Porque presupuestar trabajos a medida sin tarifario es lo más difícil del oficio: no hay un precio por metro que valga para todo, cada encargo es distinto y aun así hay que dar una cifra rápido.

Lo normal es tirar de cabeza. Te acuerdas de un armario parecido que hiciste el año pasado, le sumas un poco por las puertas, redondeas y lo mandas por WhatsApp. A veces aciertas. Otras veces te das cuenta a mitad de obra de que los herrajes solos ya se han comido lo que pensabas ganar.

Este artículo va de cómo dar precios en un taller donde nada se repite, sin pasarte dos tardes con cada presupuesto.

Por qué en un taller a medida no funciona el tarifario

Un tarifario tiene sentido cuando vendes lo mismo muchas veces. Una puerta de paso estándar, una cocina de catálogo, un perfil cortado a medida. Ahí puedes decir "tanto el metro" y te equivocas poco.

En un taller de carpintería a medida, de mobiliario o de carpintería metálica, eso no pasa. El mismo armario cambia de precio si lleva cajones o baldas, si el tablero es melamina o chapado en roble, si hay que ir dos veces a medir porque la pared no está a escuadra. El "metro lineal de armario" no significa nada hasta que sabes qué lleva dentro.

Por eso muchos talleres acaban con un tarifario mental que solo está en la cabeza del dueño. Funciona mientras el dueño esté y se acuerde de todo. Que es justo lo que falla cuando el taller crece.

Presupuestar trabajos a medida sin tarifario: descomponer en vez de adivinar

La alternativa a adivinar no es un tarifario. Es descomponer el trabajo en piezas que sí sabes valorar. Un armario a medida no tiene precio. Pero sí lo tienen las cosas de las que está hecho:

• Material: tantos tableros, tantos metros de canto, tantos herrajes. Eso lo sabes a euro, porque te lo cobra el proveedor.
• Horas de taller: cortar, cantear, montar. Sabes cuánto tardas más o menos en cada cosa, aunque nunca lo hayas apuntado.
• Horas fuera del taller: medir, transportar, instalar, volver a rematar.
• Trabajos de fuera: lacado, vidrio, mecanizado que subcontratas.
• Gastos que no se ven: la furgoneta, la nave, la luz, el seguro. Lo que hay que pagar aunque no entre ni un encargo.

Cuando el presupuesto está descompuesto así, el precio deja de ser una corazonada y pasa a ser una suma. Y si el cliente pide un cambio ("¿y si las puertas van sin lacar?"), no vuelves a empezar: quitas una línea.

Cuánto cuesta una hora de tu taller (y por qué casi nadie lo sabe)

Aquí está la trampa. Casi todo el mundo sabe lo que cuesta un tablero. Casi nadie sabe lo que cuesta una hora de su propio taller. Y sin ese número, el presupuesto está cojo por mucho que midas bien el material.

El cálculo no es complicado, pero hay que hacerlo una vez con calma. Suma lo que te cuesta el taller al mes aunque no produzcas nada: nóminas con seguros sociales, alquiler o hipoteca de la nave, luz, maquinaria, furgoneta, seguros, gestoría. Divide eso entre las horas que de verdad se facturan al mes, no entre las horas que la gente está en el taller. No es lo mismo.

Ese número, la hora real, es el que tiene que ir en el presupuesto. La primera vez suele dar más de lo que uno pensaba. Es la razón de que haya trabajos que "salen bien" y aun así a fin de mes no cuadre.

Si quieres profundizar, en el blog ya hablamos de por qué el coste real de una obra siempre se sabe tarde. Presupuestar bien es la otra cara de esa misma moneda.

Reutilizar lo que ya has hecho

Un taller con años de trabajo tiene un tesoro que no aprovecha: todos los encargos anteriores. El armario de hace dos años, la barandilla de la escalera del chalet, las mesas para la oficina. Cada uno de ellos ya fue medido, comprado, cortado, montado y cobrado.

El problema es que esa información está repartida entre un Word, unas facturas de proveedor y la memoria de quien lo hizo. Juntarla lleva más tiempo que presupuestar de cero, así que nadie lo hace.

Cuando presupuesto, material y horas están en el mismo sitio, cambia la película. Buscas "armario empotrado", ves tres que hiciste, ves lo que presupuestaste y lo que costó de verdad, y partes de ahí. No es un tarifario: es tu propia experiencia, ordenada. Así es como planteamos el software para talleres y fábricas pequeñas: una sola herramienta donde el presupuesto, los costes por obra, el stock, las horas y la factura son el mismo dato, no cinco ficheros que hay que casar a mano.

Las partidas que siempre se olvidan

Hay cosas que en el taller se dan por hechas y por eso no llegan al presupuesto. Luego se pagan igual, pero las paga el margen.

1. La visita para medir. Media mañana, furgoneta, y a veces dos viajes. Si no va en el presupuesto, la regalas.
2. El desperdicio de tablero. De un tablero de 2,80 x 2,07 no sale todo. Lo que sobra a veces sirve y a veces no. Tiene que estar contado.
3. Tornillería, cola, lijas, discos. Poco cada uno. Mucho al año.
4. El montaje que se complica. La pared no está a plomo, el suelo no está nivelado, hay que rematar. Casi siempre pasa. Casi nunca se cuenta.
5. Los cambios a mitad. "Ya que estás, ponme una balda más." Si no lo apuntas en el momento, no se cobra.

Ninguna de estas partidas es grande sola. Juntas explican por qué un trabajo que parecía rentable no lo era.

Dar el precio rápido sin darlo mal

El cliente no espera una semana. Si tardas, presupuesta otro. Pero un precio rápido y mal dado sale más caro que perder el encargo. La salida no es elegir entre rápido y bien: es tener las piezas preparadas para que sumarlas sea cuestión de minutos.

Eso significa tener tus materiales habituales con precio actualizado, tus tipos de trabajo con un tiempo aproximado, tu hora de taller calculada y las partidas fijas (medir, transportar, instalar) listas para añadir. Con eso, el armario de la foto se presupuesta en un rato, con margen conocido, y si el cliente negocia sabes hasta dónde puedes bajar sin perder dinero.

Consejo práctico: durante un mes, apunta en cada presupuesto que envíes el margen que crees que llevas. Cuando termines la obra, compáralo con el margen real. No hace falta software para esto, vale una libreta. Lo que descubras te dirá mejor que nadie qué partidas estás presupuestando mal.

Cuando el presupuesto también sirve para lo demás

Un presupuesto bien descompuesto no es solo un precio. Es la lista de material que hay que pedir, el reparto de horas que se compara con los partes y la base de la factura, con los extras apuntados por el camino. Cuando cada cosa vive en un sitio distinto, se copia cuatro veces y algo se pierde.

Lo hemos contado con más detalle en el caso de carpintería a medida: cómo se plantea que el presupuesto sea el punto de partida de toda la obra y no un documento que se olvida en cuanto el cliente dice que sí. Y sobre los partes, que son el otro dato que hace falta para cerrar el círculo, tienes este artículo sobre partes de horas en un taller.

Por dónde empezar esta semana

No hace falta cambiar nada de golpe. Tres cosas, en este orden:

• Calcula tu hora de taller real. Una vez, con los números del último año. Apúntala.
• Haz una lista corta con tus diez materiales más usados y su precio actual de proveedor.
• En el próximo presupuesto, separa material, horas, trabajos de fuera y partidas fijas. Aunque al cliente le mandes solo el total.

Con eso ya presupuestas mejor que la mayoría. El paso siguiente es que todo eso no viva en tu cabeza ni en una carpeta de Word, sino en una herramienta hecha para cómo trabaja un taller pequeño. Si quieres ver cómo lo planteamos para tu caso, escríbenos o llama al +34 683 353 228. Miramos tu forma de presupuestar y te decimos, sin compromiso, si tiene sentido cambiarla.