Facturar por certificaciones de obra: guía para talleres

Llevas cuatro meses montando barandillas, escaleras y cerramientos en una promoción de 40 viviendas. La constructora no te paga al final. Te paga por certificaciones: cada mes alguien mide lo que has hecho, tú facturas eso y ellos te retienen un trozo «por si acaso». Facturar por certificaciones de obra es lo normal cuando trabajas de subcontrata. Y es donde más fácil se pierde el hilo.

El problema no es hacer una factura. El problema es saber, en el mes cinco, cuánto llevas certificado, cuánto falta, cuánto te han retenido y si lo que vas facturando cubre lo que llevas gastado en perfil, chapa y horas. Eso suele estar repartido entre un Excel, el correo del jefe de obra y la memoria de quien lleva la oficina.

Cuando la obra se cierra y alguien pregunta «¿cuánto nos deben todavía de esta?», la respuesta tarda dos días. O no llega.

Qué es facturar por certificaciones de obra

Una certificación es un documento que dice qué parte del trabajo está hecha a una fecha. Normalmente sale de la medición: tantos metros de barandilla, tantas unidades de puerta, tal porcentaje de la estructura. Sobre esa medición se aplica el precio pactado en el contrato y sale el importe del mes.

Lo importante es que cada certificación suele ser a origen. Es decir, dice lo que llevas hecho desde el principio, no solo lo de ese mes. Para saber qué facturas ahora, restas lo que ya habías certificado antes. Si te saltas esa resta, o la haces sobre un número equivocado, facturas de más o de menos y te enteras tarde.

Dónde se descuadra todo

Lo que más se repite en un taller que trabaja así:

• La medición de la constructora no coincide con la tuya y nadie apunta la diferencia.
• Se factura el mes, pero no se descuenta bien lo certificado en meses anteriores.
• La retención de garantía se descuenta en cada factura y luego nadie la reclama al terminar el plazo.
• Los trabajos fuera de contrato (un refuerzo, una puerta más) se hacen «y ya lo meteremos» y no se meten nunca.
• Se pone el IVA de siempre cuando la operación lleva otro tratamiento.
• Se certifica avance, pero el material ya comprado para lo que falta no aparece en ningún sitio.

Ninguno de estos fallos es grave un mes. El problema es que se van sumando durante toda la obra.

Medir el avance sin inventárselo

La tentación es certificar «a ojo»: «llevaremos un 60 %». La constructora mide por su lado, baja la cifra y discutes sin papeles.

Es mejor partir el trabajo en unidades que se puedan contar. Plantas, portales, tramos de escalera, unidades de carpintería. Igual que en el contrato. Cuando el encargado vuelve de la obra, apunta qué unidades están montadas, no un porcentaje. El porcentaje sale solo.

Así, cuando llega la medición de la constructora, la comparas línea a línea. Si te bajan dos tramos de barandilla, sabes cuáles son y puedes enseñar la foto o el parte de ese día.

Consejo práctico: antes de firmar cada certificación, apunta en una línea aparte lo que tú has medido y la constructora no ha reconocido. No hace falta discutirlo ese mes. Pero si no lo apuntas, en la liquidación final no te acordarás de nada.

La retención de garantía: el dinero que se olvida

Muchas constructoras retienen un porcentaje de cada certificación como garantía. Lo marca el contrato, igual que el plazo para devolverlo. Ese dinero es tuyo, pero no lo cobras hasta que pasa ese plazo, que puede ser de meses o de un año desde la recepción de la obra.

Aquí es donde se pierde dinero de verdad. Cuando vence la garantía, la obra ya está olvidada. El encargado está en otra cosa. Y nadie tiene apuntado cuánto se retuvo en total ni cuándo se puede reclamar.

Lo mínimo es llevar, por cada obra, el total retenido sumando todas las certificaciones y la fecha a partir de la que se puede pedir. Con un aviso unas semanas antes. Es una tarea pequeña, y quien no la hace pierde ese dinero.

El IVA: ojo con la inversión del sujeto pasivo

Cuando trabajas como subcontrata en la construcción o rehabilitación de edificios, en muchos casos no repercutes IVA: la factura va con inversión del sujeto pasivo y lo declara la constructora. No siempre aplica, depende de quién es el cliente y del tipo de obra.

No te vamos a dar aquí la regla completa, porque tiene matices. Lo que sí conviene: que tu gestoría te diga, obra por obra, cómo va el IVA, y que eso quede apuntado en la ficha de la obra. Así no depende de que quien hace la factura ese mes se acuerde.

Qué tiene que quedar apuntado de cada certificación

Si lo llevas en papel o en Excel, al menos esto:

1. Número de certificación y fecha.
2. Importe a origen (todo lo hecho hasta hoy).
3. Importe certificado antes, y la diferencia que facturas ahora.
4. Retención de garantía de esta certificación y total acumulado.
5. Tratamiento del IVA de esa obra.
6. Diferencias de medición pendientes de reclamar.
7. Trabajos fuera de contrato, con su precio aceptado o pendiente.
8. Fecha de cobro prevista y si se ha cobrado.

Al lado de esto conviene tener el coste que llevas en la obra: material imputado y horas. Si a mitad de obra has certificado el 50 % y has gastado el 70 % de lo previsto, lo quieres saber en el mes tres, no en la liquidación. Es lo mismo que contábamos en el post sobre trabajos pendientes de facturar: lo que no está apuntado no se cobra.

Si además la constructora te adelanta algo al empezar, el anticipo se va descontando en las certificaciones. Lo explicamos en cómo facturar anticipos en un taller.

Cómo lo planteamos en AJR

En AJR hacemos software de gestión a medida para fábricas y talleres. Es una sola herramienta para presupuestos, costes por obra, stock, partes de horas y facturación. No es un ERP genérico y no se paga por usuario.

Como se hace a medida, la facturación se puede montar como trabaja tu taller. Si trabajas con constructoras, la obra puede llevar sus unidades del contrato, el avance que apunta el encargado, el cálculo a origen de cada certificación y la retención acumulada con su fecha de reclamación. Y todo eso junto al coste real de la obra, para ver si lo certificado va por delante o por detrás de lo gastado.

No te vamos a prometer cifras. Lo que sí podemos hacer es sentarnos contigo, ver una obra tuya con sus certificaciones y decirte qué se puede ordenar y qué no.

Si facturas por certificaciones y cada mes te cuesta cuadrarlas, escríbenos desde la página de contacto, a comercial@iajr.es o al +34 683 353 228.