Dejar de facturar con Excel en un taller: cómo hacerlo sin líos

Viernes, siete de la tarde. El taller ya está recogido y tú estás en la oficina con el portátil. Abres la última factura que hiciste, la guardas con otro nombre, cambias el cliente, cambias las líneas, subes el número a mano y rezas para que el total cuadre. Así cada semana. Si quieres dejar de facturar con Excel en un taller, lo primero es reconocer que el problema no es el Excel. Es que la factura se hace copiando otra.

Mientras el taller es pequeño, funciona. Pero llega el día en que hay dos facturas con el mismo número, o una con el IVA mal, o un cliente que te dice que esa factura ya se la mandaste y era otra cantidad. Y entonces toca buscar entre treinta archivos que se llaman casi igual.

En este artículo vemos qué falla al facturar con hojas de cálculo, qué cambia cuando la factura sale de un programa y cómo hacer el cambio sin parar el taller.

Por qué la factura en Excel da problemas en un taller

Excel es una buena herramienta para hacer cuentas. Para facturar no se pensó. El problema aparece en cosas pequeñas que se repiten:

• La numeración la llevas tú. Si un día te saltas un número o lo repites, nadie te avisa.
• La plantilla arrastra datos viejos. El NIF del cliente anterior, una línea que se quedó escondida, una fórmula que alguien tocó.
• El IVA y los totales dependen de una fórmula. Si se rompe una celda, la factura sale mal y no lo ves.
• La factura no está unida a la obra. Para saber qué se ha facturado del armario de la calle Mayor hay que abrir archivo por archivo.
• Se puede abrir y cambiar después. Y una factura emitida no debería cambiarse nunca.

Nada de esto es grave un día. Lo grave es que pasa todos los meses y que lo acabas descubriendo cuando llama la gestoría.

La numeración: el error más tonto y el más caro

Las facturas tienen que ir numeradas de forma correlativa. Puedes tener series distintas, por ejemplo una para rectificativas, pero dentro de cada serie no puede haber huecos ni repetidos.

En un taller que factura a mano, el número suele salir de mirar la última factura guardada. Si ese día tu socio hizo otra desde su ordenador, ya tenéis dos con el mismo número. Si alguien borró una porque estaba mal, ya hay un hueco. Luego la gestoría pregunta y nadie se acuerda de qué pasó.

Un programa de facturación asigna el número solo, en el momento de emitir. No hay que pensarlo.

Cuando una factura está mal: no se edita, se rectifica

Con Excel, si una factura tiene un error, lo normal es abrirla, corregirla y volver a mandarla. Es lo cómodo. Y es justo lo que no se debe hacer.

Una factura emitida se corrige con una factura rectificativa, que hace referencia a la original y explica qué cambia. La original se queda como estaba. Así siempre queda rastro de lo que pasó.

Esto va a pesar todavía más con la nueva normativa sobre programas de facturación. Lo explicamos con calma en VeriFactu para talleres. Lo que importa aquí es que la costumbre de abrir y cambiar facturas antiguas tiene los días contados.

Consejo práctico: desde hoy, aunque sigas con Excel, guarda cada factura emitida también en PDF y no vuelvas a tocar el archivo original. Si hay un error, haz una rectificativa con su propio número. Es el primer hábito que necesitas antes de pasarte a un programa.

Facturar desde el presupuesto, sin copiar nada

La mayor parte del tiempo que pierdes facturando no está en la factura. Está en volver a escribir lo que ya escribiste en el presupuesto.

Piensa en una cocina a medida. El presupuesto tiene los módulos, la encimera, los herrajes, el montaje. El cliente lo acepta. Paga una señal. A mitad de obra pide un cambio en la isla. Al final hay que facturar el resto. Con Excel, eso son tres o cuatro archivos distintos y muchas cuentas a mano.

Cuando presupuesto, obra y factura están en el mismo sitio, el camino es otro:

1. El presupuesto aceptado se convierte en obra.
2. La señal se factura desde la obra y queda apuntada.
3. Los extras que se aprueban se añaden a la misma obra.
4. La factura final sale del presupuesto más los extras, y la señal ya cobrada se descuenta sola.

Nadie vuelve a teclear el NIF del cliente ni las líneas. Y si alguna obra se queda entregada sin facturar, la ves en una lista. De eso hablamos en trabajos pendientes de facturar.

Qué pedirle a un programa para dejar de facturar con Excel

No hace falta un ERP enorme con cien pantallas. Para un taller de 3 a 20 personas basta con que el programa haga bien unas pocas cosas:

• Número de factura automático y sin huecos.
• Facturas emitidas que no se pueden modificar, solo rectificar.
• Factura generada desde el presupuesto o la obra, sin copiar.
• Anticipos y facturas parciales que se descuentan solos en la final.
• Lista clara de lo facturado, lo cobrado y lo pendiente.
• Que el fabricante del programa te explique cómo cumple la normativa de facturación.

Si además el mismo programa lleva los costes de la obra, el material y las horas, el día que facturas sabes también si has ganado dinero con ese trabajo. Por eso nosotros lo planteamos todo junto en el software de gestión para fábricas y talleres: presupuestos, costes por obra, stock, partes de horas y facturación en una sola herramienta.

Cómo hacer el cambio sin parar el taller

El miedo habitual es que el cambio te tenga una semana sin facturar. No tiene por qué. Lo sensato es hacerlo por partes:

1. Elige una fecha de corte. Mejor a principio de mes o de trimestre, para que la gestoría lo tenga fácil.
2. Cierra la serie de Excel. Apunta cuál fue la última factura emitida con Excel. La numeración en el programa continúa desde ahí o empieza una serie nueva, según te diga la gestoría.
3. Pasa solo lo vivo. Clientes con obras en marcha y presupuestos pendientes. Lo antiguo se queda archivado en PDF.
4. Factura en paralelo una o dos semanas si te da tranquilidad, comparando totales.
5. Deja de usar la plantilla. Bórrala del escritorio. Si sigue ahí, alguien la volverá a abrir.

Avisa a tu gestoría antes de empezar. Que sepa desde qué número y qué fecha factura el programa nuevo.

Lo que ganas, contado sin exagerar

No vamos a prometerte cifras. Cada taller es distinto. Lo que sí cambia, y es fácil de ver, es esto: la factura deja de ser un rato de copiar y pegar el viernes por la tarde, los números no se repiten, los errores dejan rastro y cualquier obra te dice en un vistazo qué se ha facturado y qué falta.

Si estás pensando en dejar de facturar con Excel en tu taller y quieres ver cómo quedaría con tus presupuestos y tus obras, cuéntanos cómo trabajáis. También puedes escribir a comercial@iajr.es o llamar al +34 683 353 228.