Trabajos pendientes de facturar: que ninguna obra se quede sin cobrar

Viernes por la tarde. Repasas el mes y te acuerdas de golpe: la cocina de la calle Mayor se montó hace tres semanas y la factura no ha salido. Nadie la hizo. El montador pensaba que la hacías tú y tú pensabas que ya estaba. Eso son los trabajos pendientes de facturar en un taller: obras entregadas, clientes contentos y dinero que no entra porque falta un papel.

No es un problema de cobro. El cliente no se niega a pagar. Ni siquiera sabe cuánto te debe, porque nadie se lo ha dicho. Y cuanto más tarde llega la factura, peor: el cliente ya ha cerrado su mes, los detalles se olvidan y aparece el clásico «¿esto no estaba incluido?».

En un taller pequeño pasa más de lo que parece. No por despiste, sino porque la factura depende de que alguien se acuerde. Y en un taller nadie tiene tiempo de acordarse de nada que no esté encima del banco.

Por qué se quedan trabajos pendientes de facturar

Casi nunca es una sola causa. Son varias pequeñas que se juntan:

• La obra termina en la calle, la factura se hace en la oficina. El montador cierra el trabajo a las siete de la tarde en casa del cliente. Al día siguiente ya está en otra obra. Nadie avisa.
• Entregas por partes. Se montan los armarios, pero falta el vestidor porque no llegó el herraje. ¿Se factura lo entregado o se espera al final? Mientras se decide, no se factura nada.
• Repasos que no acaban. Queda una puerta por regular o un remate de silicona. La obra está «casi terminada» durante semanas y la factura espera al «casi».
• El presupuesto no dice cuándo se factura. Si no está escrito, cada obra se factura cuando a alguien le cuadra.
• Todo está en la cabeza del dueño. Funciona con cinco obras abiertas. Con quince, algo se cae.

Dónde se esconde lo que nadie ha facturado

Lo pendiente de facturar no está en ningún sitio. Ese es el problema. Hay presupuestos aceptados en el correo, obras en la pizarra del taller, albaranes de entrega firmados en una carpeta y facturas en un Excel. Para saber qué falta hay que cruzar las cuatro cosas a mano.

Y hay huecos típicos donde se pierde dinero sin hacer ruido:

• El resto de una obra después de cobrar la señal. La señal se factura porque entra dinero; el resto se olvida.
• Los extras que se pidieron a pie de obra. Sobre esto ya escribimos en cómo cobrar los extras en trabajos a medida.
• Las pequeñas reparaciones y visitas de garantía que al final no eran garantía.
• El material que se llevó a la obra y no estaba en el presupuesto.

La factura tiene que tener una fecha escrita

Lo primero no es un programa. Es una regla. Cada presupuesto aceptado tiene que decir cuándo se factura cada parte. Por ejemplo: señal al aceptar, una parte al entregar en taller y el resto al terminar el montaje.

Con eso escrito, la pregunta deja de ser «¿hemos facturado esto?» y pasa a ser «¿ha pasado ya este hito?». Y eso lo sabe cualquiera del taller.

La segunda regla: una obra no se da por cerrada hasta que tiene factura. Terminada no es lo mismo que cerrada. Si en la pizarra o en el programa pasas la obra a «hecha» sin factura, la estás escondiendo.

Y la tercera: si quedan repasos pequeños, se factura igual lo entregado. El repaso se apunta aparte. Un remate de silicona no puede tener parada una factura entera.

Una lista de lo pendiente que se mira cada semana

Lo que de verdad cambia las cosas es tener una lista corta, siempre a mano, con las obras que tienen algo por facturar. No el listado de todas las obras. Solo las que deben dinero que aún no se ha pedido.

La tabla es un ejemplo inventado, pero ya se ve lo que te dice: dónde está el dinero parado y cuánto tiempo lleva así. La columna de «desde cuándo» es la que más pica. Una obra que lleva un mes sin facturar se ve sola.

Consejo práctico: pon diez minutos fijos cada viernes, antes de irte, para mirar esa lista. No para hacer todas las facturas, solo para revisarla. Lo que tenga más de una semana sale el lunes a primera hora. Cuando se hace por costumbre, deja de olvidarse.

Cuando el Excel ya no da para más

Esa lista se puede llevar en una hoja de cálculo. Durante un tiempo funciona. El problema es que alguien tiene que actualizarla a mano: cada entrega, cada extra, cada factura emitida. Y la persona que la actualiza es la misma que presupuesta, compra y atiende el teléfono.

Por eso tiene sentido que lo pendiente de facturar salga solo de la obra. Si el presupuesto, los extras, las entregas y los cobros están en el mismo sitio, la lista no hay que hacerla: se ve. Es lo que montamos en AJR con el software de gestión para fábricas y talleres: una herramienta hecha a la medida de cada taller, con presupuestos, costes por obra, stock, partes de horas y facturación. Si ya tienes programa de facturación o gestoría, se conecta con lo que usas. No se paga por usuario.

Si quieres ver cómo queda en un taller real, en el caso de carpintería a medida contamos qué se construyó para un taller de mobiliario de Madrid que tenía facturas, albaranes y partes repartidos en papel y carpetas.

Por dónde empezar esta semana

1. Saca todos los presupuestos aceptados de los últimos tres meses.
2. Al lado de cada uno, apunta qué se ha entregado y qué se ha facturado.
3. Todo lo que esté entregado y sin factura, factúralo esta semana.
4. En los presupuestos nuevos, escribe cuándo se factura cada parte.
5. Elige un día fijo para revisar lo pendiente y no lo muevas.

Es probable que en el primer repaso aparezca algo que ya habías dado por cobrado. Pasa mucho, y es mejor encontrarlo ahora que a final de año.

Si te reconoces en esto y quieres que lo pendiente de facturar se vea solo, sin perseguir papeles, escríbenos desde la página de contacto. Vamos al taller, vemos cómo trabajáis y te decimos por escrito qué tendría sentido montar.