Desviación entre presupuesto y coste real: revisa cada obra

Entregas un armario a medida, el cliente paga y te quedas con la sensación de que ese trabajo no ha dejado lo que tenía que dejar. No sabes cuánto. No sabes por dónde se fue. Y a la semana siguiente presupuestas otro igual con los mismos números. Eso es la desviación entre presupuesto y coste real: la diferencia entre lo que pusiste en el papel y lo que de verdad te costó hacer la obra.

En un taller pequeño casi nadie la mide. No por dejadez. Es que cuando se cierra una obra ya hay otras tres en el banco, el teléfono suena y el camión del tablero llega a las once. Revisar números parece cosa de oficina, y la oficina eres tú a las nueve de la noche.

El problema es que, si no la mides, la desviación se repite. Siempre en la misma partida, siempre en el mismo tipo de trabajo. Este artículo va de cómo revisarla en diez minutos al cerrar cada obra y qué hacer con lo que sale.

Qué es la desviación entre presupuesto y coste real

Es una resta. Lo presupuestado menos lo gastado. Si te sale en negativo, la obra te ha costado más de lo que calculaste y ese dinero ha salido de tu margen.

La resta total sirve de poco. Saber que un trabajo «se quedó corto» no te dice qué corregir. Lo útil es la desviación por partidas: cuánto se fue en material, cuánto en horas de taller, cuánto en montaje y cuánto en cosas que se hicieron y no se cobraron.

Ya contamos en otro artículo por qué el coste real de una obra siempre se sabe tarde. Aquí damos un paso más: qué hacer con ese coste una vez lo tienes.

Revisar la obra el día que se cierra, no a fin de mes

La memoria del taller dura poco. El lunes te acuerdas de que el montaje se alargó porque la pared no estaba a plomo. A fin de mes ya no te acuerdas ni de qué obra era.

Por eso la revisión tiene que hacerse cuando la obra se cierra: el día que se entrega o, como tarde, el día que se factura. Diez minutos. Con quien la ha hecho delante, si puede ser. El oficial que montó sabe por qué tardó el doble; tú, desde el taller, no.

Si se deja para luego, no se hace. Así de simple.

Las cuatro partidas que hay que mirar

No hace falta un estudio. Basta con comparar cuatro cosas, siempre las mismas:

• Material. Tablero, perfil, herraje, chapa. Lo que pusiste frente a lo que salió del almacén o vino en albaranes para esa obra. Incluye la pieza que se estropeó y hubo que repetir.
• Horas de taller. Corte, mecanizado, soldadura, montaje en banco, acabado. Las que calculaste frente a las que se apuntaron.
• Horas en obra. Montaje, desplazamientos, segundos viajes. Es la partida que más se suele quedar corta porque depende de cosas que no controlas: el ascensor, la pared, el cliente que cambia de idea.
• Extras no cobrados. El cajón de más, el remate que pidió el cliente allí mismo, la bisagra mejor «ya que estamos». Si no estaban en el presupuesto y no se facturaron, son desviación pura.

Los consumibles y lo que mandas fuera (lacado, galvanizado, corte láser) también cuentan si en tu taller pesan. Pero empieza por estas cuatro. Son las que más se mueven.

Un ejemplo con números de mentira

Pongamos un armario empotrado de tres cuerpos en una carpintería de seis personas. Los números son inventados, solo para ver cómo se lee la tabla:

La resta total diría que la obra salió «un poco peor». La tabla dice otra cosa: el material se fue poco y las horas de taller, algo. Lo gordo está en la obra. Cinco horas de más, casi el doble de lo previsto. Si eso pasa en un armario, ¿qué pasa en los otros que montas a lo largo del año?

Esa es la pregunta que importa. Una obra mala puede ser mala suerte. La misma desviación en la misma partida tres veces seguidas es un fallo del presupuesto.

Qué hacer con la desviación entre presupuesto y coste real

Medir sin corregir no sirve para nada. Cuando tengas la tabla de unas cuantas obras, el proceso es este:

1. Agrupa por tipo de trabajo. Armarios con armarios, barandillas con barandillas, piezas de mecanizado con piezas de mecanizado. Comparar un armario con una escalera no te dice nada.
2. Busca la partida que se repite. Si en casi todas las cocinas el montaje se va, el problema no es la cocina: es cómo calculas el montaje.
3. Cambia el número base, no el margen. El error típico es subir el porcentaje general para cubrirse. Así encareces los trabajos que ya salían bien y pierdes presupuestos. Corrige solo la partida que falla.
4. Apunta el motivo. «Pared sin nivelar», «tercer piso sin ascensor», «el cliente cambió el tirador». Con el tiempo verás qué preguntas tienes que hacer antes de presupuestar.
5. Vuelve a mirar en unas semanas. Si la corrección funciona, la desviación en esa partida baja. Si no baja, el problema estaba en otro sitio.

Si lo que se repite son los extras, la solución no está en el cálculo sino en cómo se apuntan y se cobran en obra. Ahí no basta con corregir números: hay que cambiar la costumbre de aceptar cosas de palabra.

Lo que hace falta para que la revisión dure diez minutos

La revisión es rápida si los datos ya están. Es eterna si tienes que buscarlos. Y ahí es donde se atascan casi todos los talleres.

Las horas son lo más difícil. Si los partes se rellenan el viernes de memoria, o no se rellenan, la columna de lo real es un invento. Hablamos de eso en por qué nadie rellena los partes de horas. El material es más fácil si cada albarán de proveedor se asigna a una obra cuando llega, no cuando toca pagarlo.

Consejo práctico: antes de cambiar nada, coge las tres últimas obras parecidas que hayas entregado y rellena a mano la tabla de las cuatro partidas, con lo que tengas. Aunque las horas sean aproximadas, vas a ver qué partida se te va. Con eso ya sabes por dónde empezar.

Hacerlo a mano funciona unas semanas. Luego se deja. Por eso tiene sentido que el presupuesto, las horas, el material y la factura vivan en el mismo sitio, y que la comparación salga sola al cerrar la obra. Es lo que hace el software de gestión a medida para fábricas y talleres de AJR: una sola herramienta con presupuestos, costes por obra, stock de material, partes de horas y facturación, hecha según cómo trabaja tu taller. No es un ERP genérico y no se paga por usuario.

¿Lo miramos en tu taller?

Si quieres ver cómo quedaría la revisión de obras con los trabajos que haces tú, escríbenos desde la página de contacto, a comercial@iajr.es o al +34 683 353 228. Nos cuentas cómo presupuestas hoy y te decimos con franqueza si te merece la pena o si te basta con una hoja bien hecha.