Inventario de fin de año en un taller: cómo contarlo sin líos

Es 30 de diciembre. El taller está medio parado y hace frío en la nave. Te llega un correo del gestor: «Necesito el valor de las existencias a 31». Miras alrededor. Hay tableros apoyados en la pared, perfiles en el rack, cajas de bisagras abiertas, un mueble de cocina a medio montar y una montaña de retales debajo del banco.

¿Cuánto vale todo eso? Nadie lo sabe. Así que alguien pone una cifra parecida a la del año pasado y se cierra el año.

Hacer bien el inventario de fin de año en un taller no es un capricho del gestor. Esa cifra influye en el resultado del año y, sobre todo, te dice cuánto dinero tienes parado en estanterías. Aquí va cómo hacerlo en serio, sin perder una semana y sin inventarte números.

Para qué sirve el inventario de fin de año en un taller

Hay dos motivos, y los dos son de dinero.

El primero es el cierre. El material que compraste este año y sigue en la nave no se ha gastado todavía: es existencia. Si lo cuentas de más o de menos, el resultado del año sale torcido. Cómo te afecta exactamente depende de cómo tributes, y eso te lo dice tu gestor. Lo que no cambia es que necesita un número real.

El segundo es la gestión. Cuando ves escrito que tienes miles de euros en tablero que no se mueve, o veinte cajas de un herraje que ya no montas, cambias tu forma de comprar. Ese papel enseña más que cualquier informe.

Qué se cuenta y qué no

Antes de coger el bolígrafo, decide qué entra. Si no, cada uno cuenta una cosa distinta.

• Sí: tablero y chapa enteros, perfil y barra, herraje y tornillería en caja, pinturas, barnices y colas en cantidad.
• Sí: retales que de verdad vas a usar, medidos.
• Sí: obra a medio hacer: piezas cortadas, cascos montados o estructuras soldadas que todavía no se han entregado.
• Sí: trabajos terminados que aún no has entregado ni facturado.
• No: maquinaria ni herramienta. Eso va por otro lado en la contabilidad.
• No: lo que ya está facturado y es del cliente, aunque siga en tu nave esperando a que lo recoja.

Con los consumibles pequeños (discos, brocas, lijas) decide una vez y mantén el criterio todos los años. Lo importante es ser constante.

Cómo organizar el recuento sin parar el taller una semana

El error típico es empezar a contar el 31 por la tarde, con prisa y solo. Así sale mal seguro. Mejor así:

1. Elige el momento. El último día de trabajo del año o el primero de enero, cuando no entra ni sale material.
2. Para los movimientos. Ese día no se descarga ningún camión ni se saca nada del almacén sin apuntarlo.
3. Divide la nave por zonas: rack de perfil, pared de tablero, estantería de herraje, zona de montaje.
4. Trabajad de dos en dos. Uno cuenta y el otro apunta. Se equivoca mucho menos gente que contando sola.
5. Cuenta en la unidad en la que compras: tableros enteros, barras de 6 metros, cajas de 100. Así luego cuadra con el albarán.
6. Marca lo contado. Una tiza o un post-it en cada montón evita contar dos veces.
7. Apunta la obra en curso por pedido, con el nombre del cliente y lo que ya lleva hecho.

Antes de contar, limpia. Tira lo que no vas a usar nunca: el retal de 20 centímetros, el bote de barniz reseco, el herraje de un modelo que ya no existe. Contar basura para darle valor solo sirve para engañarte a ti mismo.

Cómo valorar tablero, perfil y herraje

Contar es la mitad. La otra mitad es ponerle precio. La regla básica: precio de compra, no de venta. Si pagaste los portes, súmalos. Si el precio subió durante el año, tu gestor te dirá si usas el precio medio o el de las últimas compras. Elijas lo que elijas, usa el mismo criterio todos los años.

El material dañado, oxidado o descatalogado vale menos de lo que costó. Apúntalo aparte y que el gestor decida qué hacer con él. No lo mezcles con el bueno.

Retales y obra a medio hacer: donde más se falla

Los retales son el agujero clásico. Unos años se cuentan y otros no, y así la cifra baila sin motivo. Mide solo los que tienen medida útil y valóralos con el mismo criterio cada año. Si quieres ordenar esto durante el año, aquí tienes cómo aprovechar retales en carpintería sin que se conviertan en basura.

La obra a medio hacer es el otro hueco. Pongamos una cocina con los cascos cortados y cantos pegados, pendiente de montar en enero. Ese material ya no está en la estantería, pero tampoco se ha facturado. Si no lo apuntas, desaparece del inventario. Anota por cada pedido qué material lleva metido. Si tienes partes de horas, también las horas: tu gestor te dirá si las incluye.

Del recuento anual al control de stock diario

Si cada 31 de diciembre el inventario es una sorpresa, el problema no está en ese día. Está en los otros 364. Cuando las entradas se apuntan con el albarán y las salidas se apuntan contra cada obra, el recuento de fin de año deja de ser descubrir lo que hay y pasa a ser comprobar lo que ya sabías. Lo explicamos con más detalle en el post sobre control de stock de material en un taller.

Y un aviso: la diferencia entre lo que dice el papel y lo que cuentas en la nave es información. Si siempre falta herraje, alguien lo está sacando sin apuntar a qué obra va. Si siempre sobra tablero, compras de más.

Cuando la hoja de recuento se queda corta

Una hoja impresa y un bolígrafo sirven para el primer año. El problema es que el resto del año el stock vive en la cabeza del encargado y en un cajón lleno de albaranes.

En AJR hacemos software de gestión a medida para fábricas y talleres: una sola herramienta con presupuestos, costes por obra, stock de material, partes de horas y facturación. El material entra con el albarán y sale cuando se imputa a una obra. A final de año, el inventario se convierte en sacar la lista y comprobarla en la nave. No es un ERP genérico y no se paga por usuario: se hace a la medida de cómo trabaja tu taller.

¿Lo vemos en tu taller?

Si este diciembre quieres llegar con el inventario claro, o simplemente saber cuánto dinero tienes parado en material, cuéntanos cómo trabajas. Escríbenos desde la página de contacto, a comercial@iajr.es o al +34 683 353 228.