Orden de trabajo en un taller: del presupuesto aceptado al banco

Lunes por la mañana. El cliente ha dicho que sí al armario empotrado y lo celebras con un café. El problema llega a las once: el oficial pregunta qué medida tiene el hueco, qué tablero lleva y si los tiradores son los negros o los de acero. La respuesta está repartida entre un correo, una libreta y tu cabeza. Eso es lo que pasa cuando no hay una orden de trabajo en un taller: el presupuesto se aprueba, pero nadie lo convierte en algo que se pueda fabricar.

El presupuesto está escrito para el cliente. Habla de precio, de acabados y de plazos. Al banco de trabajo le hace falta otra cosa: medidas, material, herrajes, quién lo hace y para cuándo. Si ese paso se hace de palabra, se pierde información por el camino. Y cada dato perdido es una pieza mal cortada, un viaje de más al almacén o una llamada al cliente que da mala imagen.

En este artículo vemos qué debe llevar una orden de trabajo, cómo sacarla del presupuesto sin volver a escribirlo todo y por qué es la pieza que luego te deja saber cuánto te ha costado de verdad cada obra.

Qué es una orden de trabajo en un taller (y qué no es)

Es una hoja, en papel o en pantalla, que dice qué hay que fabricar, con qué y para cuándo. Una por obra o por pedido. Tiene un número, y ese número acompaña al trabajo hasta que se factura.

No es el presupuesto. Al operario no le sirve el precio y al cliente no le interesa el canto de 2 mm. Tampoco es el parte de horas, aunque van de la mano: la orden dice qué hay que hacer y el parte dice cuánto ha costado hacerlo.

En muchos talleres pequeños la orden de trabajo es el propio presupuesto impreso, lleno de anotaciones a boli. Funciona mientras el jefe está en el taller. El día que está en una medición o de vacaciones, el sistema se cae y empiezan las llamadas.

Qué debe llevar una orden de trabajo

No hace falta un formulario de diez páginas. Hace falta lo que necesita el que fabrica para no tener que preguntar:

• Número de obra y cliente. El mismo número que tendrán el albarán y la factura.
• Qué se fabrica, con medidas finales y croquis o plano si lo hay.
• Material: tipo de tablero o perfil, acabado, color y espesor. Y si sale del almacén o hay que pedirlo.
• Herrajes y accesorios: el modelo concreto, no «bisagras» a secas. Con la cantidad.
• Trabajos de fuera: lacado, galvanizado, corte láser. Con fecha de envío y de vuelta.
• Responsable y fechas: quién se encarga y cuándo se entrega o se monta.
• Notas de obra: acceso, cuarto sin ascensor, horario de la comunidad, lo que haga falta saber antes de salir con la furgoneta.

Si la orden lleva esto, el operario puede empezar sin buscarte. Y si falta algo, lo ve antes de cortar, no después.

Del presupuesto aceptado a la orden, sin copiar a mano

El error típico es este: el presupuesto se hace en Word o en Excel, el cliente lo acepta y alguien vuelve a escribir las líneas en una hoja de taller. Volver a teclear es donde nacen los fallos. Un 2 que se convierte en un 3. Una referencia de herraje que se queda en el tintero.

Lo lógico es que la orden salga del presupuesto. Las líneas ya están escritas: material, medidas, accesorios. Solo hay que quitar los precios y añadir lo que el taller necesita: responsable, fecha y notas de fabricación.

Esto es lo que debe hacer bien un programa de gestión pensado para taller. El cliente acepta, marcas el presupuesto como aceptado y la obra pasa a estar en marcha con su número. El presupuesto no se queda olvidado en una carpeta y el taller sabe que tiene trabajo nuevo esa misma mañana.

La orden de trabajo y el stock de material

Cuando la orden dice qué material lleva, puedes comprobar antes de empezar si lo tienes. Tres tableros de roble, cuarenta metros de perfil, doce bisagras de cierre suave. Si falta algo, lo pides ese día, no cuando el operario abre el almacén y ve el hueco en la estantería.

Y al revés: cuando el material se usa para esa orden, sale del stock. Así el inventario no depende de que alguien se acuerde de apuntarlo. Y el material reservado para una obra no se lo come otra más urgente sin que nadie se entere.

Consejo de taller: pon el número de orden en todo lo que toque esa obra. En el pedido al proveedor, en la etiqueta de las piezas cortadas, en el carro y en el parte de horas. Cuando algo aparece suelto por el taller, sabes de quién es en dos segundos.

Imputar horas y material a cada orden

Aquí está la parte que más dinero vale. Si cada hora y cada tablero se apuntan contra un número de orden, al terminar la obra tienes el coste real sin hacer cuentas a mano.

Para que funcione, apuntar tiene que ser fácil. Nadie va a rellenar un parte largo al final del día con las manos llenas de cola. Lo que sí se hace es elegir la obra en el móvil y marcar cuándo empiezas y cuándo acabas. Contamos por qué fallan los partes y cómo evitarlo en partes de horas en un taller.

Con eso, la orden deja de ser una hoja que acaba en la papelera y se convierte en la ficha de la obra: lo presupuestado a un lado y lo gastado al otro.

Cerrar la orden: comparar lo presupuestado con lo gastado

Cuando la obra se entrega, la orden se cierra. Es el momento de mirarla cinco minutos con cuatro preguntas:

1. ¿Las horas reales se parecen a las que pusiste en el presupuesto?
2. ¿Ha salido más material del previsto? ¿Por merma, por un error de corte o por un cambio del cliente?
3. ¿Hubo extras que no se cobraron?
4. ¿Queda algo pendiente de facturar?

No se trata de buscar culpables. Se trata de que el próximo presupuesto de un armario parecido salga con números de verdad, no de memoria. Es la forma más sencilla de saber el coste real de una obra antes de que se te olvide qué pasó en ella.

Además, una orden cerrada es la señal para facturar. Si la factura sale de la orden, y la orden salió del presupuesto, el dato se escribe una sola vez desde que el cliente dice que sí hasta que cobras.

Papel, Excel o programa: qué te conviene

Con dos personas y pocas obras a la vez, una orden en papel bien rellenada ya es un gran avance. Una plantilla fija, una carpeta por obra abierta y un tablón donde se vea qué está en marcha.

El papel empieza a fallar cuando hay varias obras a la vez, gente en obra y gente en taller, y quieres saber lo que te ha costado cada trabajo sin pasarte el domingo con la calculadora. Excel ayuda a ordenar, pero no une el presupuesto con el stock ni con las horas: cada cosa vive en su archivo.

Ahí tiene sentido una herramienta que lo reúna todo: presupuesto, orden de trabajo, stock, partes de horas y factura, con el mismo número de obra. En AJR hacemos software de gestión a medida para fábricas y talleres. Se monta sobre cómo trabajas tú, con tus fases y tus documentos, y no al revés. No se paga por usuario, así que cada operario puede tener su acceso en el móvil sin que cambie el precio. Si quieres ver cómo se plantea en un taller de verdad, tienes el caso de carpintería a medida.

Empieza por la próxima obra que te acepten

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Coge el próximo presupuesto que te acepten y sácale una orden de trabajo con los puntos de arriba. Ponle número, pégala en el carro y pide que las horas se apunten contra ese número. Al cerrar la obra, compara. Verás enseguida dónde se te escapa el tiempo y el material.

Si quieres que te contemos cómo quedaría en tu taller, del presupuesto a la factura pasando por la orden de trabajo, explícanos cómo trabajas hoy. Escríbenos desde la página de contacto, a comercial@iajr.es o llámanos al +34 683 353 228.